Cómo medir el uso real de oficina en 2026
Cómo medir el uso real de oficina en 2026
Tu oficina está a medio llenar tres días a la semana. El martes sobra espacio. El jueves no alcanza. Y vos seguís pagando el alquiler completo sin saber exactamente qué está pasando.
Si estás buscando un software gestión espacios de trabajo, esta es la guía definitiva que necesitás en 2026 para repensar el uso de tu oficina.
Empecemos con las preguntas incómodas:
- ¿Cuál es el objetivo real de tu oficina hoy?
- ¿Se puede eficientizar de alguna manera?
- ¿Está a full? ¿O subutilizada al 50% o menos?
- ¿Tenés visibilidad de estos datos?
El 70% de las empresas no tiene visibilidad exacta. Es más percepción general que datos reales. Y esto empeora con equipos distribuidos que ni siquiera están presencialmente para verlo.
Por qué deberías preocuparte (aunque no quieras)
Porque te estás perdiendo dos cosas críticas:
1. Eficiencia de costos. Si tenés un espacio subutilizado, estás quemando presupuesto que podrías usar para otra cosa en tu empresa.
2. Insights de cultura. No sabés si tu equipo asiste o no a la oficina, y eso puede influir directamente en la colaboración, el onboarding y la retención.
El problema no es tener espacios vacíos de vez en cuando. El problema es no saberlo.
El caos del espacio: días vacíos, días colapsados
En la mayoría de los casos vemos lo mismo: días de espacio ocioso y días de sobrepoblación.
El resultado: Caos. Una mala experiencia para el empleado que llega y no encuentra lugar. Y una solución poco eficiente desde los números.
¿Cómo reducir espacio de oficina sin afectar cultura?
Primero, necesitás datos. Después, herramientas que te permitan actuar sobre esos datos sin volverte loco.
La solución: software de gestión de espacios: Office Manager
Un Office Manager es un sistema que te permite:
✅ Cargar el plano de tu oficina
✅ Asignar puestos (fijos o rotativos)
✅ Entender tus métricas de uso real
✅ Asignar responsables por equipo
✅ Calcular rotaciones y optimizar ocupación
El objetivo no es microgestionar. Es tener visibilidad para tomar decisiones inteligentes.
Con un sistema así, podés asegurarte de que la oficina esté a un 80% de ocupación óptima. No más. No menos.
Ejemplo práctico
Imaginá esto: configurás tu espacio para 40 personas. Tu sistema te muestra que los martes y miércoles solo van 15, pero los jueves llegan 42 y no alcanza.
Con esa información, podés:
- Implementar días rotativos por equipo
- Reducir el espacio físico y reinvertir el ahorro
- Habilitar reservas anticipadas para evitar el caos del jueves
Conocé cómo sacar mayor provecho a tus m² y a tu cultura con nuestro Office Manager: desky.la/product/office-manager
Gestioná las reservas de tu oficina en 30 segundos. Olvídate del caos. Todas tus reservas centralizadas en una plataforma que tu equipo va a amar.
Tendencias 2026: Office Hoteling vs Assigned Seating
Dos modelos dominan el panorama del trabajo híbrido:
Assigned Seating (Puestos asignados)
Pro: Tu espacio personal. Podés dejar objetos, personalizarlo, tener tu lugar.
Contra: Subutilización. Si trabajás híbrido, tu escritorio está vacío 3 días a la semana.
Office Hoteling (Espacios rotativos)
Pro: Mucho más eficiente si tu equipo es híbrido. Maximizás ocupación.
Contra: Puede generar fricción si no está bien organizado (llegar y no tener lugar).
La opción inteligente (y favorita de empresas escalables)
Tener una oficina central más pequeña y reservar pases o salas de reuniones cuando necesitás más capacidad.
Es la opción más flexible por excelencia. Y la que más optimiza costos.
Dentro de esto tenés opciones:
- Plataformas con mínimo mensual: Te obligan a gastar un mínimo cada mes, uses o no como Pluria.
- Plataformas flexibles como Desky: Pagás únicamente lo que usás. Sin mínimos. Sin desperdicio.
¿Cuánto sale?
- Pases de coworking: desde USD 15 en Palermo
- Salas de reuniones: desde USD 25/hora
Conocé más: Miles de espacios de trabajo on-demand. Un proveedor. Una factura. Cero desperdicio.
✅ Sin contratos
✅ Sin membresías
✅ Ubicaciones ilimitadas
✅ Libertad total
¿Tenés equipo en otros países? Qué hacer con la oficina
Acá va mi recomendación: no alquiles una oficina sin pensar.
Empezá con pases y salas. Estudiá patrones de uso. Y en base a eso, tomá la decisión de alquilar una oficina.
Así sabés si tu equipo en Lima prefiere un coworking en Miraflores o en San Isidro. Y cuánto realmente lo están usando.
Esto te permite:
- Validar demanda real antes de comprometer presupuesto
- Ajustar ubicaciones según preferencias del equipo
- Escalar o reducir sin penalidades ni contratos largos
Control y flexibilidad desde un solo dashboard
No se trata solo de acceso a coworkings. Es una plataforma para gestionar espacios de trabajo sin fricción.
Reservas automatizadas
Cada persona gestiona su espacio sin depender de otros equipos.
Presupuestos por persona o equipo
Definí límites claros sin frenar la autonomía.
Reportes e insights accionables
Visualizá uso real y optimizá costos con datos.
Una sola factura consolidada
Menos tareas administrativas, más control financiero.
Operá en cualquier ciudad sin sumar proveedores ni firmar contratos
Las métricas que deberías estar mirando (y probablemente no lo hacés)
Si querés optimizar de verdad, necesitás trackear:
- Tasa de ocupación promedio (¿cuántos escritorios se usan vs cuántos tenés?)
- Distribución por día de la semana (¿dónde están los picos y valles?)
- Costo por puesto utilizado (alquiler ÷ puestos realmente usados)
- Tendencias de uso por equipo (¿qué áreas vienen más? ¿cuáles menos?)
- No-shows de reservas (¿la gente reserva y no viene? Señal de problema)
Con estas métricas, pasás de adivinar a decidir con datos.
El checklist: ¿Tu solución de espacios está lista para 2026?
Antes de elegir una herramienta, asegurate de que cumpla con esto:
- [ ] Visibilidad de ocupación en tiempo real
- [ ] Sistema de reservas simple (que tu equipo realmente use)
- [ ] Reportes automáticos de uso y costos
- [ ] Flexibilidad para operar en múltiples ubicaciones
- [ ] Modelo de pago por uso real (no mínimos forzados)
- [ ] Integración con tu stack de trabajo (Slack, calendario, etc.)
- [ ] Una sola factura consolidada
Si tu solución actual no cumple al menos 5 de estos 7 puntos, estás dejando dinero sobre la mesa.
Preguntas frecuentes sobre gestión de espacios de trabajo
¿Qué es un software de gestión de espacios de trabajo (Office Manager)?
Es una plataforma que permite mapear, reservar y analizar el uso de espacios físicos. Incluye funciones como desk booking, análisis de ocupación, gestión de salas y reportes de optimización de costos.
¿Cómo medir el ROI de mi oficina?
Calculá: (Inversión total en oficina) ÷ (Puestos realmente utilizados). Si tu tasa de ocupación es menor al 60%, estás perdiendo dinero. Un buen Office Manager te da estas métricas automáticamente.
¿Hot desking o puestos asignados: cuál conviene?
Depende de tu modelo de trabajo. Para equipos 100% presenciales, assigned seating funciona. Para equipos híbridos o remotos, hot desking optimiza hasta un 40% el espacio. La clave: tené datos antes de decidir.
¿Cómo reducir costos de oficina sin afectar la cultura?
Medí primero. Reducí después. Un espacio subutilizado no crea cultura. Pero un espacio bien gestionado, con zonas de colaboración y flexibilidad, sí. Usá software para entender patrones antes de tomar decisiones.
¿Qué es mejor: oficina propia o espacios flexibles?
La tendencia 2026 es híbrida: oficina central pequeña + acceso a espacios on-demand para picos o equipos distribuidos. Esto maximiza flexibilidad y minimiza costos fijos.
¿Cómo gestionar espacios de oficina para equipos en varios países?
Con una plataforma unificada que opere en múltiples ciudades sin contratos locales. Desky permite gestionar espacios en LATAM y Europa desde un solo dashboard, con una factura consolidada.
Sobre el autor: Este artículo fue desarrollado por el equipo de Desky, plataforma de gestión de espacios de trabajo flexibles para empresas en Latinoamérica y Europa.
Última actualización: Febrero 2026
Recursos adicionales: