Tu equipo está en toda Latinoamérica. ¿Tu back office está listo para eso?

En resumen: si tu empresa está en Estados Unidos y contratás contractors en Latinoamérica, necesitás un contrato de contractor independiente, el formulario W-8BEN antes del primer pago (W-9 y 1099-NEC si el contractor vive en EE.UU.) y un respaldo ordenado de cada pago. Y para que ese equipo distribuido trabaje bien, un espacio flexible en cada ciudad donde esté.

Tu empresa está constituida en Estados Unidos. Tu equipo, repartido entre Buenos Aires, Bogotá, Ciudad de México y Lima. Y buena parte de ese equipo trabaja como contractors internacionales.

Tu diseñadora en Bogotá y tu vendedor en México trabajan desde espacios de Desky, la plataforma que permite a empresas y personas acceder a una red de espacios de coworking, salas de reuniones y oficinas flexibles mediante un único plan o pago por uso. Ella reserva un escritorio cerca de su casa; él, una sala para recibir clientes el mismo día que la necesita. El equipo escaló y el espacio de trabajo, también.

Pero hay algo que no escala solo: los contratos, los formularios fiscales y la contabilidad de cada persona que sumás. Y es justo lo primero que mira un inversor en la próxima ronda.

Cuando cada contractor se resuelve a su manera

Al principio nadie lo planifica. El primer developer arranca con un acuerdo por mail. La diseñadora de Bogotá cobra por transferencia y manda la factura por Slack. El vendedor de México firmó un contrato, pero nadie sabe dónde quedó. Cada decisión, por separado, tiene sentido. Juntas, son un problema.

En una due diligence, la documentación desordenada, una mala clasificación de los trabajadores y la falta de respaldo de cada pago son señales de alerta inmediatas. Y no es solo una cuestión de imagen: si el IRS audita y no tenés los formularios en regla, puede exigir una retención retroactiva de hasta el 30% sobre todos los pagos.

Contractor o empleado: la línea que no podés cruzar

En Estados Unidos, la diferencia entre un empleado y un contractor independiente es clave. Un empleado lleva retenciones, beneficios y leyes laborales estrictas. Un contractor es un proveedor externo: maneja su propio negocio, decide cómo y cuándo hacer el trabajo y paga sus impuestos en su país de residencia.

Clasificar mal a un empleado como contractor es uno de los riesgos más serios para una startup, y el IRS lo penaliza. Para evitarlo, la relación tiene que funcionar como la de un proveedor independiente:

• Sin horarios fijos impuestos ni microgestión diaria.
• Sin exigir exclusividad.
• Con un contrato claro que lo respalde.

W-8BEN, W-9 y 1099: qué pedirle a cada uno

La regla es simple: W-8BEN para el talento en Latinoamérica, W-9 y 1099 para el talento en Estados Unidos.

W-8BEN. Certifica que el contractor no es residente fiscal en EE.UU. No se manda al IRS: lo guardás vos como respaldo. Pedilo antes del primer pago y renovalo cada tres años. Si contratás a una empresa o agencia del exterior, el formulario es el W-8BEN-E.

W-9 y 1099-NEC. Si el contractor reside en EE.UU., primero te completa el W-9. Después, tu empresa emite el 1099-NEC, que va al IRS y al contractor antes del 31 de enero del año siguiente.

Un equipo distribuido también necesita dónde trabajar

Ordenar los papeles es la mitad del trabajo. La otra mitad es que tu equipo tenga un lugar donde rendir, en cualquier ciudad donde esté. Con Desky, cada persona accede a una red de coworkings, salas de reuniones y oficinas flexibles en toda Latinoamérica, con un único plan para toda la empresa o pago por uso. Vos ves en un solo lugar quién usa qué y cuánto gastás, sin alquilar oficinas ni gestionar reintegros sueltos. Y como el contractor elige cuándo y dónde trabajar, el espacio acompaña su independencia en lugar de imponerle un horario.

Cuando necesitás más espacio, y lo necesitás ya

No todo es día a día. Una empresa grande tiene picos: un proyecto especial, un equipo que se arma por unas semanas, un cliente que necesita trabajar con condiciones específicas.

Es lo que vive el equipo de WPP Production en Buenos Aires. Sus clientes exigen altos niveles de privacidad y protocolos de seguridad, y sus oficinas propias están preparadas para eso. El detalle es que cuando un cliente necesita usarlas, el equipo interno tiene que ir a trabajar a otro lado.

El área de HR lo resolvió con Desky. Durante todo agosto, el equipo trabajó en una oficina privada que ocupaba un piso entero en Palermo. Y ahora sumaron una nueva oficina para 16 personas durante 40 días en otro cowork por el centro.

Sin licitaciones, sin contratos de largo plazo y sin frenar la operación. Cuando el negocio necesita espacio, Desky lo resuelve. Cuando deja de necesitarlo, no quedan costos atados.

Cultura que escala

Cualquiera que haya ido a un evento de la comunidad Lazo sabe que las conversaciones que más valor generan pasan en persona. En una empresa distribuida pasa lo mismo, pero hay que diseñarlo. Con Desky, eso se vuelve posible en cualquier ciudad:

• Hubs vivos en cada ciudad. El equipo de Bogotá puede tener un día fijo por semana para trabajar juntos, sin que la empresa firme un alquiler.
• Encuentros entre áreas. Producto y ventas pueden juntarse en la misma ciudad para una sesión de trabajo que en Zoom llevaría semanas de ida y vuelta.
• Onboarding con rostro. Las personas nuevas pueden pasar sus primeros días trabajando junto a su equipo o su manager. Eso acelera la curva y construye vínculo desde el día uno.
• Presencia profesional frente a clientes. Tu equipo comercial puede recibir clientes e inversores en salas a la altura de la empresa que representan, en cualquier ciudad. → Conocé la red de espacios de Desky

Lazo: un solo socio para todo tu back office

Lazo centraliza en un mismo sistema la constitución de tu empresa, los impuestos, la contabilidad y el soporte para crecer. Está pensado para founders con empresa en Estados Unidos y equipos en toda la región.

Con Lazo, tu equipo internacional queda en orden:

• Contabilidad clara. Cada pago a contractors queda bien categorizado y separado de la nómina de empleados.
• Respaldo completo. Contrato, factura y comprobante de pago para cada transferencia, listos para cualquier auditoría o data room.
• Calendario de compliance. Los 1099 de enero y la renovación de los W-8BEN no te toman por sorpresa.
• Impuestos al día. Las obligaciones de tu empresa en Estados Unidos, resueltas por un equipo que entiende cómo opera una startup latinoamericana. Lazo y Desky tienen una ventaja competitiva común para los founders de LATAM: dejar atrás los proveedores dispersos y centralizar todo en un solo socio permite ahorrar tiempo que se gana en escalar el negocio.

Checklist: tu próximo contractor en 7 pasos

Antes de sumar a la próxima persona, revisá que tengas todo esto:

• [ ] Confirmá que el rol califica como contractor independiente y no como empleado.
• [ ] Firmá un contrato de contractor independiente con cesión de IP y confidencialidad.
• [ ] Pedí el W-8BEN (Latinoamérica) o el W-9 (Estados Unidos) antes del primer pago.
• [ ] Sumá al contractor a una plataforma de pagos centralizada.
• [ ] Acordá que te emita una factura mensual.
• [ ] Registrá el gasto en la categoría correcta de tu contabilidad.
• [ ] Agendá los recordatorios: renovación del W-8BEN cada tres años y emisión del 1099 cada enero.

Preguntas frecuentes sobre contractors en Latinoamérica

¿Qué formulario le pido a un contractor que vive en Latinoamérica?

El W-8BEN, si es una persona, o el W-8BEN-E, si es una empresa o agencia. Certifica que no es residente fiscal en EE.UU. No se presenta al IRS: lo guarda tu empresa como respaldo.

¿Cada cuánto hay que renovar el W-8BEN?

Cada tres años. Un W-8BEN vencido equivale a no tenerlo, y el IRS puede exigir una retención retroactiva de hasta el 30% sobre los pagos.

¿Cuál es la diferencia entre un contractor y un empleado?

El contractor es un proveedor independiente: decide cómo y cuándo trabaja, no tiene exclusividad y paga sus impuestos en su país. Un empleado tiene horarios, retenciones y beneficios. Tratar a un empleado como contractor es una mala clasificación que el IRS penaliza.

¿Cuándo se emite el 1099-NEC?

Solo para contractors que residen en EE.UU. Tu empresa lo envía al IRS y al contractor antes del 31 de enero del año siguiente al pago.

¿Cómo le doy espacio de trabajo a un equipo distribuido en varias ciudades?

Con una red de espacios flexibles como Desky: escritorios, salas de reuniones y oficinas privadas en distintas ciudades de Latinoamérica, con un plan único para la empresa o pago por uso, sin contratos de alquiler a largo plazo.

Estructura en Estados Unidos, equipo en toda la región

"Un equipo global es una ventaja competitiva enorme. Pero si los contratos y los formularios fiscales no están en orden, esa ventaja se convierte en un pasivo oculto que frena tu próxima ronda." Juan Manuel Barrero, CEO de Lazo.

Los inversores valoran a los founders que se toman el compliance en serio desde el principio. Un back office ordenado muestra madurez operativa y acelera cualquier due diligence.

Con Desky, tu diseñadora y tu vendedor podrían tener dónde trabajar en cualquier ciudad, desde un escritorio para el día a día hasta una sala para recibir clientes. Y con Lazo, tu back office estaría a la altura: contratos, impuestos, contabilidad y compliance en un solo lugar, para que ese equipo crezca sin sorpresas.

¿Estás por sumar a tu próximo contractor? Hablá con Lazo y ordená tu back office antes de que te lo pida un inversor.

→ Agendá una llamada con Lazo

¿Tu equipo ya trabaja en varias ciudades? Dale un lugar donde trabajar en cada una.

→ Reservá un espacio con Desky

Este contenido es una guía general y no constituye asesoramiento legal ni impositivo. Para tu caso puntual, te recomendamos validarlo con un profesional.