El error silencioso: pagar por una oficina para 60 personas y solo asisten 20

Tenés una empresa o trabajás en una. Deciden que el modelo de trabajo será híbrido. Un poco de oficina, un poco de casa. Flexibilidad. Autonomía. Todo parece bien pensado. Pero cuando llega el momento de alquilar una oficina, se cae en la trampa más común: se alquila para todos. Para los 60.

¿Por qué? Porque así estamos cubiertos. Porque es mejor que sobre. Porque más vale prevenir que curar.

Pero la realidad del día a día es otra. No van 60. No van 50. Ni 40. Van 20. A veces 15. Y esa oficina enorme, con sus escritorios y salas de reuniones, queda casi vacía.

El problema es que eso que “sobra” se paga. Mes a mes.

Un modelo que no se ajusta

El trabajo cambió. Pero los contratos de oficina no.

Hoy las empresas se mueven, se expanden, se encogen, testean. Pero el alquiler sigue fijo, rígido, atado a metros cuadrados que nadie pisa.

Y ahí está el error: seguir tomando decisiones de espacio con una lógica vieja, de cuando todos fichaban a las 9 y salían a las 18.

Ahora bien: si solo van 20 personas por día, ¿para qué necesitás 300 m²? Con 100 m² estás más que cubierto.

¿Y si cambiás la lógica?

Ahora imaginá este escenario:

• En lugar de pagar por 60, pagás por 20.

• En lugar de un contrato anual, usás un modelo por demanda.

• En lugar de atarte a una única oficina, tus equipos pueden elegir dónde trabajar.

¿El resultado? Más flexibilidad, menos desperdicio.  Y un presupuesto que se libera para cosas más útiles: capacitar, viajar, encontrarse, crecer.

Lo que nadie te dice del híbrido

Muchas empresas se definen como “híbridas”. Pero después, en la práctica, mantienen estructuras 100% presenciales. Le dicen al equipo que puede ir cuando quiera, pero alquilan como si todos fueran todos los días.

Y eso genera dos cosas:

1. Oficinas vacías, pero carísimas.

2. Equipos que no se cruzan ni se conectan, porque nunca saben cuándo va el otro.

En resumen: se gasta mucho y se gana poco.

Las señales de alerta

¿Tu empresa está cayendo en este error? Estas son algunas pistas:

• Tenés escritorios vacíos más de la mitad del tiempo.

• No sabés cuánta gente va a la oficina cada semana.

• Pagás expensas y servicios por espacios que casi no se usan.

• No podés medir el retorno de lo que invertís en infraestructura.

Si algo de esto te suena, no estás solo. Le pasa a startups, a pymes y a corporaciones.

“Pero a la gente le gusta tener un lugar fijo”

Sí, puede ser. Pero eso no significa que lo usen todos los días. Tener una base, un espacio donde verse, es clave. Pero no tiene sentido pagar por más de lo que se necesita realmente.

La alternativa no es eliminar la oficina. Es adaptarla al uso real. Es dejar de pagar por el “por si acaso”.

¿Qué se puede hacer distinto?

Hay opciones. Muchas.

• Espacios por demanda: alquilar salas, escritorios o hubs solo cuando se necesitan.

• Rotación inteligente: que los equipos se organicen para ir en distintos días.

• Medición real: saber quién va, cuándo y con qué frecuencia.

• Flexibilidad geográfica: permitir que las personas elijan espacios cercanos a su casa (en vez de cruzar la ciudad entera solo para ir).

En resumen: ajustar el modelo al comportamiento real de tu equipo.

Y con lo que ahorrás podes invertir más inteligentemente

Volvamos al ejemplo de Buenos Aires: Si pasás de pagar USD 7.020 a USD 2.340 por mes, liberás más de USD 55.000 al año.

Con eso podés:

• Armar encuentros presenciales significativos.

• Financiar viajes para team buildings regionales.

• Invertir en desarrollo profesional.

• Mejorar el bienestar de tu equipo.

• Expandirte a nuevos mercados sin romper el presupuesto.

El espacio no es un gasto. Es una herramienta. Pero solo si se usa bien.

No es solo una decisión financiera, es una decisión cultural

El lugar de trabajo no define una cultura. Pero sí la refleja.

Y cuando una empresa paga miles de dólares por una oficina vacía, está mandando un mensaje: “No sabemos cómo trabajamos hoy”.

Pero si ajustás tus espacios a la forma real en que tu equipo se mueve, estás diciendo: “Entendemos el presente. Y lo usamos a nuestro favor.”

Así que si estás en RRHH, en Finanzas o en un rol de decisión, te dejo esta pregunta:: ¿Estás pagando por lo que usás o por lo que usabas hace cinco años?