Seu time está em toda a América Latina. Seu back office está pronto para isso?

Em resumo: se sua empresa está nos Estados Unidos e você contrata contractors na América Latina, você precisa de um contrato de contractor independente, do formulário W-8BEN antes do primeiro pagamento (W-9 e 1099-NEC se o contractor vive nos EUA) e de um respaldo organizado de cada pagamento. E para que esse time distribuído trabalhe bem, um espaço flexível em cada cidade onde estiver.

Sua empresa está constituída nos Estados Unidos. Seu time, distribuído entre Buenos Aires, Bogotá, Cidade do México e Lima. E boa parte desse time trabalha como contractors internacionais.

Sua designer em Bogotá e seu vendedor no México trabalham de espaços da Desky, a plataforma que permite a empresas e pessoas acessar uma rede de espaços de coworking, salas de reuniões e escritórios flexíveis através de um único plano ou pagamento por uso. Ela reserva uma mesa perto de sua casa; ele, uma sala para receber clientes no mesmo dia que precisa. O time escalou e o espaço de trabalho, também.

Mas há algo que não escala sozinho: os contratos, os formulários fiscais e a contabilidade de cada pessoa que você adiciona. E é justamente o primeiro coisa que um investidor olha na próxima rodada.

Quando cada contractor se resolve à sua maneira

No início ninguém o planeja. O primeiro developer começa com um acordo por e-mail. A designer de Bogotá cobra por transferência e manda a fatura pelo Slack. O vendedor do México assinou um contrato, mas ninguém sabe onde ficou. Cada decisão, separadamente, faz sentido. Juntas, são um problema.

Em uma due diligence, a documentação desorganizada, uma má classificação dos trabalhadores e a falta de respaldo de cada pagamento são sinais de alerta imediatos. E não é apenas uma questão de imagem: se o IRS audita e você não tem os formulários em regra, pode exigir uma retenção retroativa de até 30% sobre todos os pagamentos.

Contractor ou empregado: a linha que você não pode cruzar

Nos Estados Unidos, a diferença entre um empregado e um contractor independente é chave. Um empregado leva retenções, benefícios e leis laborais rigorosas. Um contractor é um provedor externo: gerencia seu próprio negócio, decide como e quando fazer o trabalho e paga seus impostos em seu país de residência.

Classificar erroneamente um empregado como contractor é um dos riscos mais sérios para uma startup, e o IRS o penaliza. Para evitar isso, a relação tem que funcionar como a de um provedor independente:

• Sem horários fixos impostos nem microgestão diária.
• Sem exigir exclusividade.
• Com um contrato claro que o respalde.

W-8BEN, W-9 e 1099: o que pedir a cada um

A regra é simples: W-8BEN para o talento na América Latina, W-9 e 1099 para o talento nos Estados Unidos.

W-8BEN. Certifica que o contractor não é residente fiscal nos EUA. Não se envia ao IRS: você o guarda como respaldo. Peça-o antes do primeiro pagamento e renove-o a cada três anos. Se você contratar uma empresa ou agência do exterior, o formulário é o W-8BEN-E.

W-9 e 1099-NEC. Se o contractor reside nos EUA, primeiro ele completa o W-9. Depois, sua empresa emite o 1099-NEC, que vai ao IRS e ao contractor antes de 31 de janeiro do ano seguinte.

Um time distribuído também precisa de um lugar para trabalhar

Organizar os papéis é metade do trabalho. A outra metade é seu time ter um lugar onde render, em qualquer cidade onde estiver. Com Desky, cada pessoa acessa uma rede de coworkings, salas de reuniões e escritórios flexíveis em toda a América Latina, com um único plano para toda a empresa ou pagamento por uso. Você vê em um só lugar quem usa o quê e quanto você gasta, sem alugar escritórios nem gerenciar reembolsos soltos. E como o contractor escolhe quando e onde trabalhar, o espaço acompanha sua independência em vez de impor um horário.

Quando você precisa de mais espaço, e você precisa já

Nem tudo é dia a dia. Uma empresa grande tem picos: um projeto especial, um time que se forma por algumas semanas, um cliente que precisa trabalhar com condições específicas.

É o que vive o time de WPP Production em Buenos Aires. Seus clientes exigem altos níveis de privacidade e protocolos de segurança, e seus próprios escritórios estão preparados para isso. O detalhe é que quando um cliente precisa usá-los, o time interno tem que ir trabalhar para outro lado.

A área de RH resolveu com Desky. Durante todo agosto, o time trabalhou em um escritório privado que ocupava um andar inteiro em Palermo. E agora adicionaram um novo escritório para 16 pessoas durante 40 dias em outro cowork pelo centro.

Sem licitações, sem contratos de longo prazo e sem parar a operação. Quando o negócio precisa de espaço, Desky resolve. Quando deixa de precisar, não ficam custos atados.

Cultura que escala

Qualquer um que tenha ido a um evento da comunidade Lazo sabe que as conversas que mais valor geram acontecem pessoalmente. Em uma empresa distribuída acontece o mesmo, mas você tem que desenhar isso. Com Desky, isso se torna possível em qualquer cidade:

• Hubs vivos em cada cidade. O time de Bogotá pode ter um dia fixo por semana para trabalhar junto, sem que a empresa assine um aluguel.
• Encontros entre áreas. Produto e vendas podem se juntar na mesma cidade para uma sessão de trabalho que no Zoom levaria semanas de volta e meia.
• Onboarding com rosto. As pessoas novas podem passar seus primeiros dias trabalhando junto a seu time ou seu manager. Isso acelera a curva e constrói vínculo desde o dia um.
• Presença profissional diante de clientes. Seu time comercial pode receber clientes e investidores em salas à altura da empresa que representam, em qualquer cidade.

→ Conheça a rede de espaços da Desky

Lazo: um único parceiro para todo seu back office

Lazo centraliza em um mesmo sistema a constituição de sua empresa, os impostos, a contabilidade e o suporte para crescer. É pensado para founders com empresa nos Estados Unidos e times em toda a região.

Com Lazo, seu time internacional fica em ordem:

• Contabilidade clara. Cada pagamento a contractors fica bem categorizado e separado da folha de pagamento de empregados.
• Respaldo completo. Contrato, fatura e comprovante de pagamento para cada transferência, prontos para qualquer auditoria ou data room.
• Calendário de compliance. Os 1099 de janeiro e a renovação dos W-8BEN não te pegam de surpresa.
• Impostos em dia. As obrigações de sua empresa nos Estados Unidos, resolvidas por um time que entende como opera uma startup latino-americana.

Lazo e Desky têm uma vantagem competitiva comum para os founders da LATAM: deixar para trás os fornecedores dispersos e centralizar tudo em um único parceiro permite economizar tempo que você ganha escalando o negócio.

Checklist: seu próximo contractor em 7 passos

Antes de adicionar a próxima pessoa, verifique se você tem tudo isso:

• [ ] Confirme que o papel qualifica como contractor independente e não como empregado.
• [ ] Assine um contrato de contractor independente com cessão de IP e confidencialidade.
• [ ] Peça o W-8BEN (América Latina) ou o W-9 (Estados Unidos) antes do primeiro pagamento.
• [ ] Adicione o contractor a uma plataforma de pagamentos centralizada.
• [ ] Combine que te emita uma fatura mensal.
• [ ] Registre a despesa na categoria correta de sua contabilidade.
• [ ] Agende os lembretes: renovação do W-8BEN a cada três anos e emissão do 1099 cada janeiro.

Perguntas frequentes sobre contractors na América Latina

Que formulário peço a um contractor que vive na América Latina?

O W-8BEN, se é uma pessoa, ou o W-8BEN-E, se é uma empresa ou agência. Certifica que não é residente fiscal nos EUA. Não é apresentado ao IRS: sua empresa o guarda como respaldo.

A cada quanto tempo é necessário renovar o W-8BEN?

A cada três anos. Um W-8BEN vencido equivale a não tê-lo, e o IRS pode exigir uma retenção retroativa de até 30% sobre os pagamentos.

Qual é a diferença entre um contractor e um empregado?

O contractor é um provedor independente: decide como e quando trabalha, não tem exclusividade e paga seus impostos em seu país. Um empregado tem horários, retenções e benefícios. Tratar um empregado como contractor é uma má classificação que o IRS penaliza.

Quando é emitido o 1099-NEC?

Apenas para contractors que residem nos EUA. Sua empresa o envia ao IRS e ao contractor antes de 31 de janeiro do ano seguinte ao pagamento.

Como dou espaço de trabalho a um time distribuído em várias cidades?

Com uma rede de espaços flexíveis como Desky: mesas, salas de reuniões e escritórios privados em diferentes cidades da América Latina, com um plano único para a empresa ou pagamento por uso, sem contratos de aluguel de longo prazo.

Estrutura nos Estados Unidos, time em toda a região

"Um time global é uma vantagem competitiva enorme. Mas se os contratos e os formulários fiscais não estão em ordem, essa vantagem se torna um passivo oculto que freia sua próxima rodada." Juan Manuel Barrero, CEO da Lazo.

Os investidores valorizam os founders que levam o compliance a sério desde o início. Um back office organizado mostra maturidade operacional e acelera qualquer due diligence.

Com Desky, sua designer e seu vendedor poderiam ter onde trabalhar em qualquer cidade, desde uma mesa para o dia a dia até uma sala para receber clientes. E com Lazo, seu back office estaria à altura: contratos, impostos, contabilidade e compliance em um só lugar, para que esse time cresça sem surpresas.

Você está prestes a adicionar seu próximo contractor? Converse com Lazo e organize seu back office antes que um investidor peça.

→ Agende uma chamada com Lazo

Seu time já trabalha em várias cidades? Dê um lugar onde trabalhar em cada uma.

→ Reserve um espaço com Desky

Este conteúdo é um guia geral e não constitui aconselhamento legal nem fiscal. Para seu caso específico, recomendamos validá-lo com um profissional.